Facturen
Facturen opvolgen en betalingen invoeren/verwijderen
Om facturen op te volgen en betalingen in te voeren, ga je als volgt te werk: Klik links op Financiën. Klik op Facturen. Overzicht van de facturen verschijnt. (https://downloads.intercomcdn.com/i/o/onw2hykj/1218207866/6797a4528e6d441eedeae058ea28/Schermafbeelding+2024-10-16+om+171013.png?expires=1771670700&signature=3d0bda713102d576ff3cfed5e39Enkele lezersFacturen wijzigen, ongedaan maken, markeren of manueel afsluiten
Om een factuur te wijzigen, manueel af te sluiten, te markeren of ongedaan te maken, ga je als volgt te werk: Klik links op Financiën. Klik op Facturen. Een overzicht van de facturen verschijnt. Open de factuur die je wil wijzigen, markeren, afsluiten of ongedaan maken. Scroll naar beneden. Doe de nodige bewerkingen als dat nodig is. Klik op: Wijzigingen op factuur opslaan (A op screenshot hieronder) Publicatie ongedaan maken (B op scrEnkele lezersFacturen op papier of e-mail bezorgen
Facturen via e-mail Om in te stellen wie de facturen via e-mail mag ontvangen, ga je als volgt te werk: Klik links op Ouders Klik op Klanten. Open de klantfiche. Open eerste tabblad Klantfiche. Ga naar het onderdeel Gekende personen. Duid hier aan wie de facturen mag ontvangen via e-mail door rechts op het groen potloodje te klikken. Vink de juiste correspondentie aan. Klik rechtsonder op Opslaan. (https://storage.crisp.chWeinig lezersExtra factuur opmaken, verwijderen of linken aan prestatie
Extra factuur aanmaken Om een extra, losse factuur aan te maken, ga je als volgt te werk: Zorg dat je op vestigingsniveau (opvangniveau) werkt, niet op koepelniveau! Klik links op Financiën. Klik op Facturen. Open het eerste tabblad Facturen. Klik bovenaan op + factuur toevoegen. (https://downloads.intercomcdn.com/i/o/onw2hykj/12Weinig lezersSTAPPENPLAN: Factureren
In dit artikel vind je een stappenplan voor het opmaken van facturen. Ben je al wat vertrouwd met het opmaken van facturen? Raadpleeg dan onze checklist met korte aandachtspunten via dit artikel: GA NAAR CHECKLIST STAPPENPLAN: 1) Check of alle prestaties van de kinderen zijn ingegeven. Hoe en waar? Klik links op Kinderen. Klik op Prestaties. Controleer de tabbladen die aanWeinig lezersFactuur naar externen mailen
Om facturen niet naar de ouder(s) te mailen, maar naar een externe dienst (zoals bv. OCMW) pas je de primaire contactpersoon aan. Hiervoor ga je als volgt te werk: Klik links op Ouders. Klik op Klanten. Open de klantfiche waarvan het e-mailadres van de primaire contactpersoon gewijzigd/aangepast moet worden.. Open het eerste tabblad Klantfiche. Klik op het groen potloodje van de primaire contactpersoon. (https://storage.crisp.chat/users/Weinig lezersCHECKLIST: Factureren
In dit artikel vind je een checklist terug waar je best rekening mee houdt bij het opmaken, downloaden en verzenden van facturen. Heb je graag meer uitleg? Dan vind je een uitgebreid stappenplan terug in dit artikel: GA NAAR STAPPENPLAN CHECKLIST: Check of alle prestaties van de kinderen zijn ingegeven. (Kinderen Prestaties) KOEPELS: Check of de maand afgesloten is dooWeinig lezersFacturen downloaden
In dit artikel vind je terug hoe je een factuur die al opgemaakt is, downloadt. Om één of enkele facturen te downloaden, ga je als volgt te werk: Klik links op Financiën. Klik op Facturen. Zoek via de filters de factuur die je wil downloaden. Klik rechts op het witte pijltje. (https://downloads.intercomcdn.com/i/o/onw2hykj/1218186Weinig lezersFacturatie-instellingen
In dit artikel vind je terug hoe en waar je alles instelt om te starten met factureren. Om alles rond factureren in te stellen, ga je als volgt te werk: Klik links op Beheer. Klik op Facturatie-instellingen. (https://downloads.intercomcdn.com/i/o/454006378/2a3639c54e028709d74b79ce/Schermafbeelding+2022-01-25+om+14.31.26.png?expires=177167070Weinig lezersFactuur van personeel wel/niet overslaan
Binnen de software is het mogelijk dat facturen van personeel overgeslagen worden tijdens de factuurgeneratie. Dan wordt er voor personeel geen factuur aangemaakt. Je stelt dit als volgt in: Klik links op Beheer. Klik op Facturatie-instellingen. Open het eerste tabblad Facturatie algemeen. Scroll naar het onderdeel Factuurgeneratie. Vink de optie aan als de facturen wel overslagen mogen worden. Vink de optie uit als de factuWeinig lezersFactuurdatum instellen
Wanneer je klaar bent met het nakijken van de facturen en deze wil versturen naar klanten moet je ze eerst publiceren. Bij het publiceren wordt automatisch de dag van publicatie genomen, dit is dan ook de factuurdatum. Wil je graag afwijken van deze standaard en zelf een datum instellen? Dat kan op deze manier: Klik links op Administratie. Klik op Facturatieperioden. Ga naar de gegenereerde facturatieperiode die je wil publiceren.Weinig lezers
Fiscale attesten
Fiscale attesten uploaden in Belcotax On Web (BOW)
Om de fiscale attesten vanuit Koning Apestaart up te loaden in Belcotax On Web (BOW), ga je als volgt te werk: STAP 1 - Download het XML-bestand in Koning Apestaart. Hiervoor ga je als volgt te werk: Klik links op Financiën. Klik op Fiscale attesten. Selecteer de attestenperiode. Klik bovenaan op Belcotax XML downloaden. De XML wordt gedownload en verschijnt in de map downloads of de map waar je het bestand opslaat. (https://storage.crisp.PopulairFiscale attesten opmaken in Koning Apestaart
Om de fiscale attesten aan te maken en beschikbaar te stellen, ga je als volgt te werk: Klik links op Financiën. Klik op Fiscale attesten. Klik op + attesten genereren. (https://downloads.intercomcdn.com/i/o/onw2hykj/1217705258/a7239db0722f671da8f5109e23ac/Schermafbeelding+2024-10-16+om+103908.png?expires=1771670700&signature=3a060557d1141a9c850PopulairVoorbereiding digitale fiscale attesten
Dit hulpartikel bestaat uit het stappenplan dat je doorloopt vooraleer je start met het uploaden van fiscale attesten in Belcotax-On-Web. Stap 1: Rijksregisternummers (= RRN's) aanvullen en controleren Zorg dat het RRN nummer van elk kind (waarvan de ouder een fiscaal attest moet ontvangen) ingevuld staat in de kindfiche. Dit doe je op het eerste tabblad 'kindfiche' onder het kopje 'algemeen': (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/c/a/d/7cad4bPopulairExtra info over fiscale attesten
Wie wordt als schuldenaar opgegeven op een fiscaal attest? De schuldenaar op een fiscaal attest is de persoon die normaal gezien gehouden is tot de betaling van de uitgaven voor kinderoppas en die de uitgaven betaalt of draagt. Het maakt niet uit bij wie het kind fiscaal ten laste staat. Deze persoon wordt gezien als de eerste ouder of voogd. In de praktijk zal de schuldenaar doorgaans de persoon zijn die het kind inschrijft voor de opvang.Enkele lezersSchuldenaar van een eerder gepubliceerd fiscaal attest aanpassen
Neem contact met ons op om wijzigingen toe te kunnen brengen aan gepubliceerde attesten. Pas de eerste ouder/voogd aan in de kindfiche naar de nieuwe schuldenaar. Zoek het fiscaal attest van kind op in de lijst. Klik achteraan de rij op het groene potloodje. Klik op de volgende pagina helemaal onderaan op 'opnieuw genereren'. De schuldenaar zou hierbij veranderd moeten zijn. Let op! Als je manuele aanpassingen hebt doorgevoerd op een attest, ben je die na het opnieuw genereren kwWeinig lezers
Waarborgen toevoegen en opvolgen
Waarborgen raadplegen en toevoegen Waarborgen zijn gelinkt aan het kind en vind je terug in de klantfiche. Om waarborgen te raadplegen en toe te voegen, ga je als volgt te werk: Klik links op Ouders. Klik op Klanten. Open de klantfiche waarbij je de waarborg wilt raadplegen en/of toevoegen. Open het 4de tabblad Waarborgen om waarborgen te raadplegen. Klik bovenaan op + waarborg toevoegen om waarborg toe te voegen.Enkele lezersAanmaningen aanrekenen
Om aanmaningen aan te rekenen, ga je als volgt te werk: Klik links op Beheer. Klik op Facturatie-instellingen. Open het eerste tabblad Facturatie algemeen. Scroll naar beneden naar het onderdeel aanmaningen. Vink de optie aan om aanmaningen aan te rekenen. Vul in na hoeveel rappels er een aanmaning aangerekend moet worden. Vul het bedrag van de aanmaning in. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan. (https://storage.crisp.chat/useWeinig lezersWenmomenten aanrekenen
Om wenmomenten met of zonder ouders aan te rekenen, ga je als volgt te werk: Klik links op Beheer. Klik op Facturatie-instellingen. Open het eerste tabblad Facturatie algemeen. Scroll naar de opties bij factuurgeneratie. Vink één of beide opties aan. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan. (https://downloads.intercomcWeinig lezersDiensten in klantfiche raadplegen, toevoegen, aanpassen of verwijderen
Om de dienst(en) te raadplegen en toe te voegen in een klantfiche, ga je als volgt te werk: Klik links op Ouders. Klik op Klanten. Open de klantfiche waar je (een) dienst(en) wil raadplegen of toevoegen. Open het 2de tabblad Diensten. (https://downloads.intercomcdn.com/i/o/597160293/578a9234d89048338ce312dd/Schermafbeelding+2022-10-13+om+10.Weinig lezersCorrecties voor klanten
Correcties worden door het systeem van Koning Apestaart automatisch aangemaakt. Wanneer er bv. iets aangepast wordt aan de prestaties, een dienst wordt verwijderd of toegevoegd ... maakt het systeem automatisch een correctie aan en wordt deze meegenomen naar de volgende factuur. Correcties kunnen negatief (er werd te veel aangerekend) of positief (er werd te weinig aangerekend) zijn. Een overzicht van de correcties vind je als volgt: Klik links opWeinig lezersAangerekende diensten aanmaken
Diensten aanmaken Om een aangerekende dienst aan te maken (zoals warme maaltijd, luier, verzorgingskost, administratieve kost, te laat afgehaald ...), ga je als volgt te werk: Klik links op Financiën. Klik op Diensten. Klik bovenaan op + dienst toevoegen om een dienst te voegen. (https://downloads.intercomcdn.com/i/o/onw2hykj/1218286798/cc2435Weinig lezersBoete(s) aanmaken en toevoegen
Soorten boetes Boete(s) voor laattijdig afhalen. Andere boete(s) zoals bv. laattijdig verwittigen, zijn boetes die bovenop het dagtarief en eventuele gebruik van respijtdag aangerekend worden. Boete(s) instellen Boete(s) voor laattijdig afhalen instellen: Boetes voor laattijdig afhalen, stel je in bij de facturatie-instellingen. Hoe je dit doet, vind je terug in dit artikel: GA NAAR ARTIKEL (https://help.koningapestaart.be/nl/article/tabel-en-insWeinig lezersPrijsbepaling en IKT instellen
Om IKT en prijsbepaling in te stellen, ga je als volgt te werk: Klik links op Beheer. Klik op Opvanginstellingen. Open het 5de tabblad Administratie. Duid halverwege de prijsbepaling aan. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan. (https://downloads.intercomcdn.com/i/o/829317751/3f9155369989a649042fbb28/Schermafbeelding+2023-09Weinig lezersBank koppelen aan facturatiesysteem en domiciliëringen
Om de bank te koppelen aan de software om van start te gaan met domiciliëringen, ga je als volgt te werk: Klik links op Beheer. Klik op Facturatie-instellingen. Open bovenaan het eerste tabblad Facturatie. (https://downloads.intercomcdn.com/i/o/527898673/288083d7119507a34d614301/Schermafbeelding+2022-06-10+om+13.51.15.png?expires=1771670700&signaWeinig lezersKorting aanmaken en toepassen
Om een eenmalige of weerkerende korting (bv. personeelskorting) automatisch toe te voegen aan een factuur, maken we deze korting eerst aan en voegen we deze toe in de klantfiche. Korting aanmaken Om een korting aan te maken, ga je als volgt te werk: Klik links op Financiën. Klik op Kortingen. Klik bovenaan op + korting toevoegen. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/6/2/4/9/6249ddd4c55db800/13dcde8d-3778-4c73-bbca-e450b21jsWeinig lezers