Waarborgen toevoegen en opvolgen
Waarborgen raadplegen en toevoegen
Waarborgen zijn gelinkt aan het kind en vind je terug in de klantfiche.
Om waarborgen te raadplegen en toe te voegen, ga je als volgt te werk:
- Klik links op Ouders.
- Klik op Klanten.
- Open de klantfiche waarbij je de waarborg wilt raadplegen en/of toevoegen.
- Open het 4de tabblad Waarborgen om waarborgen te raadplegen.
- Klik bovenaan op + waarborg toevoegen om waarborg toe te voegen.
- Er wordt een pop-up venster geopend.
- Voeg een korte omschrijving toe.
- Selecteer het kind via het dropdown-menu.
- Geef het bedrag in.
- Selecteer de status via het dropdown-menu:
- Wachten op ontvangst = Waarborg moet nog ontvangen en aangerekend worden.
- Ontvangen = Waarborg is betaald door de klant.
- Terugbetaald = Waarborg is door de opvang of dienst terugbetaald aan de klant.
- Ingehouden = Waarborg wordt niet terugbetaald aan de klant en wordt ingehouden door de opvang of dienst.
- Klik op Waarborg opslaan.
- De waarborg verschijnt in de lijst.
Waarborgen opvolgen, toevoegen aan factuur of aanpassen
Van zodra een waarborg toegevoegd is in de klantfiche (zie vorig puntje), kan je deze opvolgen in het overzicht per klant of over de hele vestiging.
Voor een overzicht per klant, ga je als volgt te werk:
- Klik links op Ouders.
- Klik nogmaals op Klanten.
- Open de klantfiche waarbij je de waarborg wilt raadplegen en/of toevoegen.
- Open het 4de tabblad Waarborgen om de waarborgen te raadplegen.
- Het overzicht van de waarborgen van die klant verschijnt (zie A op bovenstaande screenshot).
- Klik op het groen potloodje om een waarborg aan te passen (zie B op bovenstaande screenshot).
- Klik op de blauwe knop om de waarborg toe te voegen aan de factuur (zie C op bovenstaande screenshot).
Deze wordt automatisch toegevoegd bij de eerstvolgende factuurperiode die je genereert.
- Er verschijnt een melding bij de waarborg dat deze bij de volgende factuurgeneratie wordt meegenomen.
- Wanneer de volgende facturatieperiode gegenereerd is, verschijnt er in het overzicht van de waarborgen de factuurnummer waar de waarborg is bijgeteld.
Hoe je een facturatieperiode genereert, vind je terug in dit artikel:
- Van zodra de factuur betaald is en deze ingevoerd werd bij betalingen, verandert de status van de waarborg automatisch naar 'ontvangen' en verschijnt de datum waarop de waarborg ontvangen is.
Voor een overzicht over de hele vestiging, ga je als volgt te werk:
- Klik links op Administratie.
- Klik op Waarborgen.
- Gebruik de filters bovenaan om een waarborg snel terug te vinden.
- Klik rechts op het groen potloodje om een waarborg aan te passen.
Waarborg terugbetalen aan klant en toevoegen aan factuur
- Om een waarborg terug te betalen aan een klant, voeg je deze opnieuw toe aan de volgende factuur. Dit doe je door terug op de blauwe knop te klikken aan de rechterkant.
OPGELET: De blauwe knop om een waarborg terug te betalen, verschijnt alleen als de waarborg al werd betaald en ontvangen (status = ontvangen).
- Deze wordt ook automatisch toegevoegd bij de eerstvolgende factuurperiode die je genereert.
Zijn er nog prestaties voor deze klant op de factuur? Dan wordt de waarborg in mindering gebracht van het totaalbedrag.
Zijn er geen prestaties voor deze klant op de factuur? Dan wordt dit een negatieve factuur en moet de dienst of opvang dit bedrag terugbetalen aan de klant/ouder(s).
- Er verschijnt een melding bij de waarborg dat deze bij de volgende factuurgeneratie wordt meegenomen:
- Wanneer de volgende facturatieperiode gegenereerd is, verschijnt er in het overzicht van de waarborgen de factuurnummer waar de waarborg is bijgeteld.
- Van zodra de factuur betaald is of de opvang/dienst de betaling heeft uitgevoerd én de factuur werd ingegeven bij betalingen, verandert de status automatisch naar 'terugbetaald' en verschijnt de datum waarop de waarborg terugbetaald is.
Status van waarborg manueel aanpassen
Volg je de betalingen niet op via Koning Apestaart? Dan verander je de status van de waarborg door rechts op het groen potloodje te klikken (= waarborg aanpassen).
Er verschijnt een pop-up venster waar je de status makkelijk kan aanpassen via het dropdown-menu.
Waarborg inhouden
Heeft de klant/ouder de waarborg betaald, maar wordt deze niet terugbetaald door de opvang of dienst maar ingehouden?
Dan verander je de status manueel. Dit doe je door rechts op het groen potloodje te klikken:
- Er wordt een pop-up venster geopend.
- Verander de status naar 'ingehouden'.
- Laat het vakje van de datum voor terugbetalen leeg.
- Klik onderaan op Waarborg opslaan.
In het overzicht verschijnt dat deze waarborg niet wordt terugbetaald.
Waarborg verwijderen
Om een waarborg te verwijderen, ga je als volgt te werk:
- Klik links op Ouders.
- Klik op Klanten.
- Open de klantfiche waarbij je de waarborg wilt verwijderen.
- Open het 4de tabblad Waarborgen om waarborgen te raadplegen.
- Klik rechts op het groen potloodje bij de waarborg die je wilt verwijderen.
- Er wordt een pop-up venster geopend.
- Klik rechtsonder op het rood vuilbakje om deze waarborg te verwijderen.
Opgelet: Weg = weg!
OPGELET: Zorg dat er een grootboekrekeningnummer ingevuld is voor de waarborgen, zodat dit correct verwerkt wordt in het boekhoudprogramma.
Hoe en waar je dit instelt, vind je terug in dit artikel:
Bijgewerkt op: 21/02/2026
Dankuwel!