Voorbereiding digitale, fiscale attesten
Dit hulpartikel bestaat uit het stappenplan dat je doorloopt vooraleer je start met het uploaden van fiscale attesten in Belcotax-On-Web.
Stap 1: Rijksregisternummers (= RRN's) aanvullen en controleren
Zorg dat het RRN nummer van elk kind (waarvan de ouder een fiscaal attest moet ontvangen) ingevuld staat in de kindfiche.
Dit doe je op het eerste tabblad 'kindfiche' onder het kopje 'algemeen':
Zorg dat je het RRN invult van de schuldenaar (= persoon die de kosten voor de kinderopvang betaald heeft) in de klantfiche.
Dit doe je bij 'gekende personen' in de klantfiche.:
- Om te bepalen wie de schuldenaar is voor een fiscaal attest, raadpleeg je de extra informatie in dit hulpartikel:
- Houd bij het ingeven van RRN's altijd rekening met het formaat! Anders zal de software een foutmelding geven en wordt het RRN niet opgeslagen.
Juist formaat: jj.mm.dd-123.45
Geen spaties tussenin, vooraan of achteraan.
De puntjes en streepje op de juiste plaats.
Bij ouders geboren in 2000 of later geef je ook de geboortedatum in. Voor deze RRN's wordt een andere wiskundige formule gebruikt. Wanneer je de geboortedatum invult, geeft onze software geen foutmelding.
GOED OM WETEN:
In onze software zit een rapport dat je helpt nagaan waar er nog RRN's ontbreken.
Dit rapport vind je als volgt:
- Klik links op Administratie.
- Klik op Rapporten.
- Download het rapport Rijksregisternummers.
- Kies het inkomstenjaar.
- Check of je de facturen vooraf of achteraf opstelt. Dit is belangrijk om de juiste kinderen in het rapport te krijgen.
Als er een RRN ontbreekt bij de schuldenaar, kan dit 2 oorzaken hebben:
- Er is geen RRN van de eerste ouder/voogd ingegeven.
- Er is geen eerste ouder/voogd aangeduid in de kindfiche.
Dit duid je aan op het eerste tabblad 'kindfiche' onder het kopje 'algemeen' in de kindfiche:
In Koning Apestaart wordt de eerste ouder/voogd uit de kindfiche gebruikt als schuldenaar. Zorg dus dat dit juist ingesteld staat in de kindfiche én dat er een correct RRN nummer is ingegeven.
Stap 2: Rechten nagaan om gegevens digitaal door te sturen naar FOD Financiën
Om de gegevens digitaal op te laden op de Belcotax-On-Web toepassing van de FOD Financiën heb je rechten nodig. Deze stel je in via het Beheer der Toegangsbeheerders (BTB). Ga nu al op zoek binnen jouw organisatie wie deze rollen beheert. Meer info hierover, vind je via deze link.
Om toegang te krijgen tot de Belcotax-On-Web toepassing moet de wettelijke vertegenwoordiger van de organisatie eerst Belcotax-on-web-rollen toekennen.
Dat wil zeggen: de gebruikers definiëren die toegang mogen hebben tot Belcotax-on-web. Dit zijn de rollen waaruit je moet kiezen.
Voor de attesten kinderopvang (fiche 281.86) kies je voor volgende rollen:
- FOD FIN BOW Afzender andere interne fiches
- FOD FIN BOW Afzender andere externe fiches
Om te controleren of jouw rol goed is ingesteld, log je in op Belcotax 2021. Zo weet je zeker dat de toegang correct is aangemaakt. Je vindt de link naar Belcotax 2021 rechtsboven op deze pagina van de FOD Financiën.
Stap 3: Checken of JAVA geïnstalleerd is
Om het XML-bestand om te zetten naar een Belcotax-On-Web-bestand, heb je JAVA nodig. Informeer bij jouw ICT-dienst of de meest recente versie op jouw computer is geïnstalleerd. Als je geen ICT-dienst hebt, neem dan contact op met Liesbeth via onze chat.
Bijgewerkt op: 21/02/2026
Dankuwel!