STAPPENPLAN: Factureren
In dit artikel vind je een stappenplan voor het opmaken van facturen. Ben je al wat vertrouwd met het opmaken van facturen? Raadpleeg dan onze checklist met korte aandachtspunten via dit artikel:
STAPPENPLAN:
1) Check of alle prestaties van de kinderen zijn ingegeven.
Hoe en waar?
- Klik links op Kinderen.
- Klik op Prestaties.
- Controleer de tabbladen die aangeduid zijn in de screenshot hieronder (stap 3, 4 en 5):
2) Enkel voor koepels: Check of de maand afgesloten is.
Door wie? Onthaalouder(s) of koepelverantwoordelijke.
Hoe en waar?
- Klik links op Financiën.
- Klik op Vergoedingen.
- Check of de maand afgesloten is door de onthaalouder.
3) Check of elk kind een actieve tariefperiode, een kindcode en een tariefmatch heeft met Kind & Gezin.
Hoe en waar?
- Ga naar het opvangdashboard (NIET op koepelniveau, maar op vestigingsniveau).
- Bekijk de aandachtspunten.
- Klik op Bekijk het overzicht en vul aan waar nodig.
Als er aanvullingen nodig zijn, open de kindfiche van het kind waar je gegevens moet aanvullen:
- Tariefperiode (A op screenshot hieronder).
- Kind & Gezin match (B op screenshot hieronder).
- Kind & Gezin code (C op screenshot hieronder).
Alles aangevuld? Goed gewerkt! Ga naar stap 4. 😊
4) Genereer de facturen.
Hoe en waar?
- Klik links op Financiën.
- Klik op Facturatieperioden.
- Klik bovenaan op + facturen genereren.
Er wordt een pop-up venster geopend.
- Duid de facturatieperiode aan.
- Vul de vervaldatum in.
- Klik op facturen genereren.
Het kan even duren vooraleer alle facturen gegenereerd zijn. Er verschijnt een pop-up venster met een draaiend aapje. Dit venster mag je gerust wegklikken. Het systeem genereert ondertussen verder. Na verloop van tijd zijn alle facturen gegenereerd.
TIP: Je ziet makkelijk en snel waar je zit in het facturatieproces door de groene tijdlijn bovenaan. Deze verschuift mee bij elke stap in het proces.
5) Filter op ‘prestaties aan 0 euro’ en controleer of dit klopt.
Hoe en waar?
- Klik op Filters.
- Vink 'Met prestaties van 0 euro' aan en controleer of dit klopt.
6) Bekijk, vergelijk en controleer volgende zaken:
A) Negatieve facturen.
Negatieve facturen komen bovenaan in een groen kader te staan. Dit zijn facturen met een bedrag die de opvang moet terugbetalen aan de ouders. Dit is GEEN creditnota!
B) Niet-gegenereerde facturen.
Niet-gegenereerde facturen komen bovenaan in een groen kader te staan. Bekijk en controleer de facturen die niet gegenereerd zijn. Klopt dit? Vul of pas eventueel aan waar nodig.
C) Dossiers/facturen van personeelsleden.
In de software is het mogelijk om in te stellen dat facturen van kinderen van personeelsleden worden overgeslagen bij de facturatiegeneratie.
Deze komen ook bovenaan in een groen kader te staan.
D) Aantal opgestelde facturen (zie A op screenshot hieronder).
Is het aantal opgestelde facturen vergelijkbaar met voorbije maand(en)? Is dit realistisch? Als er hier een groot verschil is, kan het zijn dat er ergens iets niet klopt.
De voorbije maand(en) raadpleeg je via Financiën > Facturatieperioden.
E) Totaalbedrag van de facturen (zie B op screenshot hieronder).
Is het totaalbedrag vergelijkbaar met voorbij maand(en)? Is dit realistisch? Als er hier een groot verschil is, kan het zijn dat er ergens iets niet klopt.
De voorbije maand(en) raadpleeg je via Financiën > Facturatieperioden.
Alles gedubbelcheckt? Goed gedaan! We zijn er bijna. 😊 Ga snel naar stap 7.
7) Publiceer de facturen.
Klik bovenaan op Facturen publiceren.
Er wordt een pop-up venster geopend.
- Duid de factuurdatum aan.
- Klik op Facturen publiceren.
Als je werkt met de ouderhoek, verschijnen de facturen automatisch van zodra ze gepubliceerd zijn.
Wens je de facturen op een datum in de toekomst te publiceren?
Hierover vind je meer info in dit hulpartikel:
Mail de facturen.
Klik bovenaan op Mail facturen naar klanten (blauwe knop).
9) Download de facturen en het domiciliëringsbestand.
- Download de facturen om af te drukken en op papier te bezorgen aan de ouders (zie A op screenshot hieronder).
Je kan hiervoor filteren door links op Filters te klikken en aan te vinken 'Wenst factuur op papier te ontvangen'. Facturen worden dan verzonden naar je mailbox.
- Download het domiciliëringsbestand en bezorg deze aan je bank.
10) Download het facturen- en klantenbestand voor het boekhoudprogramma.
Klik bovenaan op Facturenbestand downloaden en/of Klantenbestand downloaden.
11) Rond de periode af.
Klik bovenaan op Dom.bestand is verzonden.
Wanneer het domiciliëringsbestand verzonden en aangeklikt is in het systeem, wordt een facturatieperiode volledig afgerond.
Je ziet ook dat het bolletje op de groene tijdlijn volledig rechts staat:
Hoera! Je hebt de finish bereikt. 😄
Bijgewerkt op: 21/02/2026
Dankuwel!