Documentsjablonen opmaken, aanpassen en verwijderen

Op koepelniveau heb je de mogelijkheid om documensjablonen aan te maken. Dit kan handig zijn voor: contracten met ouders, huishoudelijk reglement ...

Om documentsjablonen aan te maken, ga je als volgt te werk:

• Zorg dat je op koepelniveau werkt.
• Klik links op Beheer.
• Klik op Documentsjablonen.
• Klik bovenaan op + Documentsjabloon toevoegen.

Er verschijnt een pop-up venster:

• Vul de naam van het documentsjabloon in (bv. contract, huishuidelijk reglement ...).
• Klik op Documentsjabloon opslaan.

Het documentsjabloon is aangemaakt:

• Duid type entiteit aan (klant, kind of invorderingsdossier*).
• Maak je document op en maak gebruik van de verschillende opmaakmogelijkheden (lettertype, grootte, vetgedrukt, tabellen/foto's/linken toevoegen, inspringen ...).
• Links (nummer 3 op screenshot hieronder) staan opties om documenten automatisch te personaliseren (bv. klantnaam, naam kind, adres, geboortedatum ...). Wanneer je hierop klikt, verschijnt deze in het documentsjabloon. Dit veld wordt dan automatisch aangepast en gepersonaliseerd bij elk(e) kind of klant.
• Klik onderaan op Documentsjabloon opslaan.

Van zodra een documentsjabloon aangemaakt is, verschijnt deze in het overzicht.

Wens je een bestaand documentsjabloon aan te passen of te verwijderen? Dan klik je rechts op het groen potloodje:

Sla opnieuw op na de nodige aanpassingen of klik rechtsonder op het rood vuilbakje om te verwijderen.

Een document digitaal laten ondertekenen door ouders? Dat kan! Voeg bij de opties aan de linkerzijde (zie 3 op bovenstaande screenshot) de optie klanthandtekening toe. Van zodra dit documentsjabloon in een klantendossier toegevoegd wordt, kan een ouder dit digitaal ondertekenen via de ouderhoek.

Meer info over een document beschikbaar maken voor ouders in de ouderhoek, vind je hier:

GA NAAR ARTIKEL

*Entiteit invorderingsdossier is voor het opmaken van documentsjablonen voor de herinneringen van onbetaalde en vervalde facturen. Meer info over invorderingsdossier vind je hier:

HULPARTIKEL IN OPMAAK

Bijgewerkt op: 21/02/2026